การบริหารจัดการไฟล์ภาพ (เพื่อส่งภาพขายที่เว็บ Stock) ตอนที่ 1

ทุกวันนี้ในชีวิตประจำวันทั่วไปการใช้กล้องดิจิทัลถ่ายภาพดูเป็นเรื่องธรรมดาสามัญ ไม่ว่าจะใช้กล้องจากโทรศัพท์มือถือ กล้องดิจิทัลขนาดเล็ก หรือขนาดใหญ่แบบ DSLR ระดับใช้งานเป็นอาชีพ ทำให้การถ่ายภาพไม่เหมือนสมัยที่ใช้ฟิล์มที่การถ่ายภาพส่วนใหญ่เป็นเรื่องของช่างภาพมืออาชีพ  ในเมื่อการถ่ายภาพ ในปัจจุบันใครๆ ก็ทำได้ ตั้งแต่เด็กประถมจนถึงคนแก่เฒ่า จำนวนภาพถ่ายของแต่ละคนก็มีมากขึ้น บางคนถ่ายภาพไว้เรื่อยๆ ก็เก็บไว้ในการ์ดความจำของเครื่องมือถ่ายภาพ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์มือถือ หรือในกล้องถ่ายภาพ  โดยไม่เคยโอนไฟล์ไปเก็บไว้ที่ไหนเลย บางคนก็เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์อย่างไม่เป็นระบบ และไม่เป็นระเบียบ เมื่อปริมาณจำนวนไฟล์มากขึ้นเรื่อยๆ การค้นหา ไฟล์ที่ต้องการ ก็ทำได้ยากลำบาก หรือไม่ได้ backup ไฟล์ภาพไว้ อาจทำให้ภาพสูญหายได้ ทั้งนี้ทั้งนั้นก็เพราะขาดการบริหารจัดการไฟล์ภาพ

“การบริหารจัดการไฟล์ภาพถ่าย” จึงเป็นที่มาของบทความนี้ ซึ่งความจริงแล้วเป็นความตั้งใจของผมที่จะเขียนบทความในเรื่องนี้มานานแล้ว และรายละเอียดก็มีมาก ไม่อาจจะเขียนให้จบได้ในตอนเดียว อาจจะมากถึง 3-4 ตอนซึ่งขณะที่เขียนอยู่ก็ไม่อาจทราบได้ เพราะเพิ่งเริ่มเขียนตอนแรกในขณะนี้ ก็ขอให้ท่านติดตามต่อไป

ความตั้งใจของผมจะแบ่งการเขียนออกเป็นส่วนๆ ดังนี้

– ส่วนแรก เป็นเรื่องระบบการจัดเก็บไฟล์ภาพ  การจัดการเรื่องโครงสร้างของโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ภาพ การตั้งชื่อไฟล์ภาพ ซึ่งเป็นหลักการพื้นฐานเบื้องต้น

– ส่วนที่ 3 ก็เป็นเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่มีระบบฐานข้อมูลเข้ามาช่วยเช่นกัน แต่เป็นระบบทางเลือกอื่น สำหรับผู้ที่ไม่ต้องการใช้ Lightroom ซึ่งโปรแกรมนั้นมีลักษณะคล้ายคลึงกัน คือมีทั้งระบบฐานข้อมูลและส่วนของการปรับแต่งภาพ ซึ่งโปรแกรมที่ผมใช้เป็นตัวอย่างคือ On1 Photo Raw 2018.5

– ส่วนที่ 4 เป็นเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ภาพโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่มีระบบฐานข้อมูล โดยแยกออกต่างหากระหว่างซอฟต์แวร์ที่มีระบบฐานข้อมูล กับซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการตกแต่งภาพ ซึ่งก็ต้อง import เข้าโปรแกรมให้เป็น catalog เช่นกัน แต่การปรับแต่งภาพจะกระทำโดยโปรแกรมตัวอื่นแยกออกไปต่างหาก ซึ่งโปรแกรมหลักในส่วนนี้ คือ โปรแกรม Neofinder

ก่อนอื่น ผมขอเรียนให้ทราบไว้ก่อนว่า ผมใช้คอมพิวเตอร์ Macintosh ไม่ได้ใช้ Windows ฉะนั้น รูปร่างหน้าตาของโปรแกรมต่างๆ ที่จะสื่อออกมา จึงเป็นภาพจากโปรแกรม Macintosh แต่ผู้ใดใช้ Windows ก็ไม่น่ามีปัญหาประการใด เพราะรูปร่างหน้าตาและคำสั่งของแต่ละโปรแกรมก็มีความคล้ายคลึงกันเป็นส่วนใหญ่ระหว่าง Macintosh กับ Windows  และซอฟต์แวร์ที่จะอ้างอิงทั้งหมดนั้น ส่วนใหญ่ก็มีทั้งในเวอร์ชั่นสำหรับ Windows และ Macintosh 

อีกประการหนึ่ง ในฐานะที่ผมส่งรูปขาย  online หรือในเว็บ Microstock หรือเรียกสั้นๆ ว่า Stock ในยามว่างด้วย ดังนั้น ตัวอย่างการบริหารจัดการไฟล์ในที่นี้จึงเน้นไปสำหรับผู้ที่ถ่ายภาพเพื่อส่งภาพไปขายในเว็บ Microstock ตลอดจนผู้ที่มีไฟล์ภาพจำนวนมากๆ ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่นิยมการถ่ายภาพโดยทั่วๆไป หรือช่างภาพอื่นๆ ก็น่าจะเป็นประโยชน์ด้วยเช่นกัน

ภาพถ่ายที่เราถ่ายมานั้น ในบทความนี้จะเน้นที่การนำภาพถ่ายจากกล้องถ่ายรูป ไม่ว่าเป็นกล้องแบบใดก็ตามเข้าจัดเก็บผ่านคอมพิวเตอร์ คำว่าผ่านคอมพิวเตอร์นั้น ไม่ได้จำกัดว่าต้องจัดเก็บในคอมพิวเตอร์ แต่หมายความรวมไปถึงการจัดเก็บไว้ใน external hard disk หรือเก็บไว้บน cloud ก็ได้ทั้งนั้น และเราบริหารจัดการไฟล์ผ่านคอมพิวเตอร์ของเรา ผมไม่ได้รวมถึงการบริหารจัดการไฟล์ผ่าน tablet หรือโทรศัพท์มือถือ ซึ่งโปรแกรมส่วนใหญ่ที่จะยกมานั้นมีความสามารถจะบริหารจัดการไฟล์ภาพบน mobile devices ได้ก็ตาม ทั้งนี้ เพื่อให้เป็นไปในแนวทางเดียวกันของการบริหารจัดการไฟล์ภาพสำหรับส่งเว็บ Microstock ผมจึงพูดเฉพาะการทำงานบน Desktop เท่านั้น แม้ว่าการส่งภาพเข้าเว็บ Microstock จะทำได้ผ่าน mobile devices ก็ตาม

หลักสำคัญประการแรก คือ ต้องมีจัดระบบโครงสร้างโฟลเดอร์ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยก่อน มันคงจะดูวุ่นวายถ้าเราไม่วางระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์ไฟล์ภาพของเราให้มันเป็นระเบียบกันก่อน คำว่าเป็นระเบียบหมายถึงไฟล์ภาพทั้งหลายของเราจะต้องจัดอยู่ในโฟลเดอร์โดยเฉพาะของมัน ไม่ใช่กระจัดกระจายอยู่ที่โน่นบ้างที่นี่บ้าง

หลักการจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ กว้างๆ ก็น่าจะมีอยู่แค่ 2 แบบเท่านั้น คือ การจัดหมวดหมู่ตามปี/เดือน/วัน และตามชื่อโครงการ/สถานที่/หรืองานที่เราถ่ายภาพ  ผมคงไม่สามารถพูดได้ว่า แบบไหนมันคือมาตรฐาน คือ มันไม่มีผิดไม่มีถูก แล้วแต่เราจะเลือกจัด ผมเคยจัดโครงสร้างตามสถานที่หรืองานที่เราถ่ายภาพมา แรกๆ ก็ไม่ได้มีปัญหาอะไร แต่พอนานๆ เข้า หลายๆ ปีเข้า มันก็จะจำไม่ค่อยได้แล้วภาพเหล่านั้น มันอยู่ในโฟลเดอร์ไหนบ้าง และมันก็ไม่ได้เรียงตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เพราะมันเรียงตามลำดับตัวอักษร แต่บางคนอาจบอกว่า วิธีนี้แหละที่เขาจำได้ ต่อมา ผมได้ปรับเปลี่ยนโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นปี/เดือน/วัน ซึ่งมันก็มีข้อโต้แย้งในตัวเช่นกันว่า แล้วจะจำได้หรือว่างานนั้นงานนี้หรือภาพนั้นภาพนี้มันถ่ายไว้เมื่อไหร่ เดือนไหน ปีไหน  ก็ต้องตอบว่า จำไม่ได้หรอกครับถ้าอาศัยเพียงโครงสร้างโฟลเดอร์เท่านั้น จำเป็นต้องอาศัยซอฟต์แวร์ประเภทฐานข้อมูลเข้ามาช่วย ซึ่งจะพูดถึงต่อไป

โดยสรุป ตัวอย่างโครงสร้างโฟลเดอร์ของผมจึงเป็น ปี/เดือน/วัน/ชื่อไฟล์ ตัวอย่างเช่น   2017/04/06_(ชื่อหมวดหมู่ ประเภท หรือสถานที่ที่ถ่ายภาพ) กล่าวคือ โครงสร้างโฟลเดอร์ของผมเริ่มจาก My Photo Library 1 ซึ่งเป็น external hard disk แล้วตามด้วยโฟลเดอร์ย่อย My Pictures แล้วตามด้วยโฟลเดอร์ย่อยปี 2017 และโฟลเดอร์ย่อยเดือนเมษายน คือ 04  และโฟลเดอร์ย่อยสุดท้าย แบ่งออกตามวันที่ไปถ่ายภาพพร้อมระบุลักษณะของงานถ่ายภาพหรือสถานที่ที่ไปถ่ายภาพ คือ วันที่ 6 เมษายน 2017 ถ่ายภาพดอกไม้และแมว วันที่ 7 ถ่ายภาพดอกไม้ ดังตัวอย่างในภาพข้างล่าง

ดังนั้น โครงสร้างโฟลเดอร์มันไม่ใช่กลไกที่จะทำให้เราค้นหาภาพที่ต้องการได้ มันเป็นเพียงการจัดหมวดหมู่จัดเก็บไฟล์ภาพให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเท่านั้น มันอาจช่วยค้นหาไฟล์ภาพได้ในระดับหนึ่ง หากต้องการค้นหาที่สลับซับซ้อนขึ้น โครงสร้างโฟลเดอร์อย่างเดียวช่วยไม่ได้ จึงมีความจำเป็นที่จะต้องใช้ catalog software  อย่างเช่น Lightroom เข้ามาช่วยเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งการส่งภาพขายในเว็บไมโครสต็อค ทำให้สามารถจำแนกภาพได้อย่างละเอียดว่าภาพใดส่งขายในเว็บใด ภาพใดถูกปฏิเสธโดยเว็บใด ภาพใดที่ส่งไปแล้วกำลังรอตรวจอยู่ โดยไม่จำเป็นต้อง copy ภาพแต่ละภาพไปใส่ไว้ในโฟลเดอร์นั้นโฟลเดอร์นี้  รวมทั้งข้อมูลประเภทกล้องแต่ละยี่ห้อ ภาพจากเลนส์แต่ละตัว หรือต้องการค้นหาภาพเฉพาะที่ใช้รูรับแสง F 2.8 เท่านั้น  ซึ่งข้อมูลทำนองนี้ต้องใช้ catalog software เข้ามาช่วยทั้งสิ้น ซึ่งรายละเอียดจะพูดในตอนที่ 2 ของบทความนี้

ชื่อไฟล์ภาพที่กำหนดมาโดยกล้องแต่ละยี่ห้อนั้น มันไม่ได้สื่อความหมายอะไรมากนัก เช่น DSC_0812.JPG หรือ  IMG_2265.JPG เป็นเพียงการตั้งชื่อไฟล์ตามลำดับเลขที่เท่านั้น กล้องแต่ละยี่ห้อก็มีอักษรที่เป็น prefix นำหน้าก็ไม่เหมือนกัน คือ ยี่ห้อใครยี่ห้อมัน ไฟล์ RAW ก็ทำนองเดียวกัน ต่างคนต่างใช้ชื่อสกุลไฟล์ไม่เหมือนกัน เช่น CR2 NEF ORF เป็นต้น

ฉะนั้น การตั้งชื่อไฟล์นั้น เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มีความสำคัญไม่น้อย ทั้งนี้ ก็เพื่อให้ชื่อไฟล์นั้นสะท้อนข้อมูลของไฟล์ออกมาได้ บางคนอาจตั้งชื่อไฟล์ตามลักษณะงานที่ถ่าย หรือตามชื่อ event หรือตามชื่อลูกค้า ส่วนตัวผมนั้น เนื่องจากตั้งโครงสร้างโฟลเดอร์ตามปีเดือนวัน จึงตั้งชื่อไฟล์ล้อตามปีเดือนวันเช่นกัน และเพื่อเป็นการสร้างเอกลักษณ์ประจำตัวไฟล์ ผมจะใช้ prefix คือตัวย่อของชื่อนำหน้าไฟล์ ในกรณีนี้คือ ATP ตามด้วยปีเดือนวัน และเลขที่ เช่น  ATP_20180629_6455 ผมใช้ปีเป็นเลข 4 หลัก ไม่ใช้เลข 2 หลัก แม้มันจะดูยาวไปบ้าง แต่ผมเห็นว่ามันชัดเจนดีและไม่ทำให้งง ผมมีไฟล์ถ่ายภาพตั้งแต่ปี 2001 ถึงปัจจุบัน 2018 จำนวน 110,000 กว่าไฟล์ และเคยใช้กล้องเปลี่ยนกล้องมา 10 กว่าตัว และปัจจุบันก็มีกล้องใช้งานอยู่ 4 ตัว ก็ไม่เคยปรากฏว่าชื่อไฟล์ซ้ำกันแต่อย่างใด ไฟล์เลขที่ผมก็ไม่ได้เปลี่ยนอะไรเลย เป็นเลขที่ไฟล์ที่มาจากกล้องล้วนๆ โอกาสที่ไฟล์จะมีชื่อซ้ำกันนั้น ไม่น่าเป็นไปได้ แต่ถ้าเป็นไปได้ ผมก็จะแก้เพียงเพิ่มตัวเลขไปที่หลังชื่อย่อผม เช่น  ATP2 เท่านั้น

ผมใช้ระบบตั้งชื่อไฟล์แบบนี้ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ RAW/TIFF/JPG หรือ DNG  ก็ตาม และไม่ว่าจะเป็นกล้องยี่ห้อใดรุ่นใดก็ตาม ไม่มีการเปลี่ยนชื่อไฟล์ไปตามชื่อกล้อง เนื่องจากซอฟต์แวร์ที่ caltalog ไฟล์ไว้ ทำให้เราตรวจสอบค้นหาเรื่องพวกนี้ได้ง่ายอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องไปทำอะไรให้มันสลับซับซ้อนกับชื่อไฟล์

ปกติการเปลี่ยนชื่อไฟล์นั้น ผมจะเปลี่ยนชื่อก็ตอน import รูปเข้า Lightroom  ก็ขอเรียนคร่าวๆ นะครับเกี่ยวกับ workflow ของผมว่า ก่อนที่จะ import รูปเข้า Lightroom นั้น ผมจะ copy ไฟล์ทุกไฟล์ใน SD card จากกล้องลง external hard disk พร้อมกับทำสำเนาหรือ backup ข้อมูลภาพทุกภาพลง external hard disk อีกตัวหนึ่งไว้ด้วยเผื่อเหนียว ซึ่งเป็น hard disk เก่าๆ ตัวหนึ่ง ความจุไม่ได้มากมาย เป็นเพียงไฟล์ backup เบื้องต้นและชั่วคราวเท่านั้น หลังจากนั้น ผมจึงมาเปิดดูภาพและคัดเลือกภาพที่ต้องการ รูปใดไม่ต้องการหรือคุณภาพไม่ถึง ก็จัดลบมันเสีย งานในชั้นนี้ ผมไม่ได้ทำใน Lightroom แต่ทำใดโปรแกรมประเภท browser เสียมากกว่า เพราะต้องการความรวดเร็ว ส่วนใหญ่ผมใช้โปรแกรม Photo Mechanic 5 มาช่วยจัดการให้ พร้อมใส่ keyword เบื้องต้นในภาพทุกภาพ หลังจากนั้นจึงเลือกภาพที่ต้องการ import เข้า Lightroom ต่อไป